Assistent des Referatsleiters (m/w) Finanzen / Personal / Verwaltung, Paris

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est un organisme binational au service de la coopération franco-allemande avec deux adresses, l’une à Paris, l’autre à Berlin. Il a été créé en 1963 par le traité franco-allemand de coopération. Son objectif est de donner de nouvelles impulsions au dialogue entre jeunes Français et Allemands dans le cadre d’une Europe élargie.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht für das Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung" in Paris eine/n Mitarbeiter/in für die Stelle eines/er 

Assistenten(in) des Referatsleiters „Finanzen, Personal und Verwaltung" (m/w)

Die Vollzeitstelle ist ab sofort für 3 Jahre zu besetzen. Es besteht die Möglichkeit einer Vertragsverlängerung. Die Bezahlung orientiert sich am Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

1. Assistenz des Referatsleiters „Finanzen, Personal und Verwaltung" (50%)

• Bearbeitung der laufenden Projekte und Übersetzung von Dokumenten in die Muttersprache
• Klassische Sekretariatsaufgaben : Redaktion, Versand und Auswertung der Sitzungsprotokolle, Verteilung der Post für das Referat, Annahme von Telefonaten
• Spezifische Studien auf Anfrage vom Referatsleiter
• Organisation der Dienstreisen und Verwaltung des Terminkalenders vom Referatsleiter
• „Kommunikationsschnittstelle" : Redaktion und Weiterleitung der Informationen im Referat und in der Institution, Mitarbeit bei der Entwicklung eines Intranets

• Unterstützung diverser Projekte des Personalbereichs
• Einstellung und Integration der Praktikanten
• Mitwirkung bei der Verwaltung, der Parametrierung und der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen des Zeiterfassungssystems „Tooltime"
• Erstellung und Aktualisierung von Personal-Kontrollinstrumente, Statistiken, Telefonlisten und Organigramm
• Vertretung der für die Zeiterfassung zuständigen Personalassistentin
• Bereitstellung des Sekretariats der Schiedskommission

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Exzellente Kenntnisse in MS Office : Word, Excel (Gekreuzte Tabellen, Formeln) PowerPoint
• Zahlenverständnis
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache (deutsche Muttersprache bevorzugt)
• Gute redaktionelle Fähigkeiten
• Sozialkompetenzen
• Gewissenhaftigkeit, Diskretion und Organisationstalent
• Teamfähigkeit