Assistante ou Assistant, Berlin

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est un organisme binational au service de la coopération franco-allemande avec deux adresses, l’une à Paris, l’autre à Berlin. Il a été créé en 1963 par le traité franco-allemand de coopération. Son objectif est de donner de nouvelles impulsions au dialogue entre jeunes Français et Allemands dans le cadre d’une Europe élargie.

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour le Bureau Secrétariat général basé à Berlin, une personne pour le poste de :

Assistante ou Assistant

Ce poste à temps partiel (50%, 20 heures par semaine) basé à Berlin est à pourvoir dès le 1er août 2020 jusqu’au 31 décembre 2020. Une prolongation est possible. La rémunération (comprenant 13e mois, allocation repas, augmentation annuelle ainsi que prestations familiales) et les conditions de travail sont fixées par le statut du personnel de l’OFAJ.

Activités principales :

• Assistanat classique des Secrétaires généraux (Paris/Berlin): gestion des agendas (rendez-vous et réunions en interne et à l’extérieur) et organisation logistique des déplacements professionnels
• Préparation de de la correspondance interne et externe
• Soutien à la rédaction, aux traductions et à l’envoi de procès-verbaux de réunions
• Suivi logistique des événements, ainsi que des réunions internes et externes
• Soutien du Secrétariat Général dans ses tâches quotidiennes courantes
• Coopération avec les stagiaires et/ou volontaires du Bureau Secrétariat général
• Saisie comptable des missions et déplacements des Secrétaires Généraux et du fonds spécial SG
• Actualisation de la base de données de contacts COMBIT pour le Secrétariat Général

Compétences requises

• Formation professionnelle adéquate, de préférence dans le domaine commercial
• Sens de la communication et diplomatie
• Expérience souhaitée dans l’assistanat de direction
• Excellente maîtrise de la langue française et bonne maîtrise de la langue allemande
• Bonne maîtrise des outils informatiques (EXCEL, Word, Outlook)
• Rigueur et discrétion
• Capacités organisationnelles et d’anticipation
• Réactivité et flexibilité