Assistant (H/F) coopération universitaire, Berlin

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

ACTIVITES PRINCIPALES

Sous la direction de l'attaché de coopération universitaire, l'assistant(e) assure les principales missions suivantes :

Organisation et coordination d‘événements

• Coordination et organisation d'événements (cycles de conférences; journées d'informations dans le domaine universitaire; visites de présidents d'université...) :
• coordination financière des projets (de la planification du budget à la mise en paiement)
• mise en place autonome des événements (catering, technique, traduction, logistique des intervenants) nécessitant parfois le déplacement au lieu de la manifestation
• coordination des partenaires (fondations, Ambassades, organismes universitaires, entreprises)
• proposition d'actions 
• Planification et suivi du budget du BCU
• Encadrement des stagiaires

Suivi administratif

• Suivi des partenariats gérés directement par le Bureau universitaire 
• Gestion des dossiers fédéraux et traitement des demandes d'étudiants 
• (bourses, conventions de stage, dossiers d'inscription, remise et transmission des diplômes, reconnaissance des diplômes, passation des examens, attestations, etc.) 
• Suivi des dossiers de décorations dans le domaine universitaire 
• Gestion des déplacements, du courrier, des fichiers de contacts et des appels téléphoniques de l'Attaché universitaire
• Suivi, transmission et classement interne des dossiers du Bureau universitaire (Ambassadeur, conseillers, visites officielles, etc.)

Rédaction et traduction

• coordination et établissement de dossiers de communication en français et en allemand
• Préparation de dossiers d'information (notes d'information, demandes des ministères)
• Actualisation et traduction de la partie universitaire du site Internet www.institutfrancais.de

CONNAISSANCES ET SAVOIR-FAIRE

Compétences techniques

• Excellente connaissance du français (certificat du DALF souhaité) et de l'allemand à l'oral comme à l'écrit, compétences rédactionnelles dans les deux langues 
• Connaissances des procédures administratives et de gestion française des budgets et des personnels
• Maîtrise du pack MS-Office

Formation et expérience requises

• Licence ou master en SHS
• Expérience professionnelle souhaitée en secrétariat
• Connaissance des structures, partenaires et outils de la coopération universitaire franco-allemande

• Rigueur, sens de l'organisation
• Sens du travail en équipe et très bon sens relationnel
• Rapidité, réactivité, aptitude au changement
• Implication et engagement, sens des responsabilités, capacité à faire face à une charge de travail importante et à la diversité des dossiers
• Autonomie, prise d'initiative, anticipation

CONDITIONS

• Poste à pourvoir du 13 août 2015 au 23 juillet 2016
• CDD de remplacement d'un congé maternité suivi d'un congé parental
• Temps de travail hebdomadaire : 38,5 heures 
• Lieu de travail : Institut français d'Allemagne - Pariser Platz 5 - 10117 Berlin
• Rémunération mensuelle brute (sur 13 mois) : 2157,69 €