Assistant(e) de Direction/Office Manager (H/F), Paris

Venez partager votre passion au quotidien en rejoignant la marque vainqueur des trois dernières éditions des 24 Heures du Mans (2015, 2016 et 2017). Notre réseau recrute des experts dans les domaines de la vente, du service, de l‘après-vente, du marketing et des fonctions administratives.

Missions

ffice Management (services généraux) :

• Recrutement et supervision de l’accueil de Porsche France
• Suivi des prestataires liés aux services généraux, des budgets et gestion des interventions (prestataires accueil, nettoyage, Poste, immeuble, etc.)
• Veiller au bien-être et à la sécurité des salariés sur le site
• Organisation des réunions internes (réunion du personnel, comité de Direction, comités métiers etc) et avec la maison mère (en France et à l’étranger)
• Organisation des événements internes et autres moments de convivialité
• Gestion et suivi des amendes des flottes jusqu’à clôture
• Organisation des déplacements du Directoire de Porsche AG lors de leurs séjours en France
• Responsable des commandes de billets (avion/trains/hôtels/véhicules de location) pour l’ensemble du personnel et gestion des visas / assurances pour les déplacements à l’étranger
• Management de projets spécifiques en fonction des besoins

Assistance du Président et du Directeur Financier :

• Responsable de la gestion du courrier (réception, ouverture, dispatch et digitalisation, en synergie avec l’hôte/esse d’accueil),
• Suivi des appels, des agendas, des rendez-vous et des déplacements
• Gestion des notes de frais de la Direction Générale
• Rédaction des comptes-rendus des comités de Direction, revue des présentations d’assemblées générales (ShareCo) et revue des présentations de la Direction générale

Profil

• Connaissances équivalentes à un diplôme Bac + 3 minimum, acquises par expériences ou diplômes.
• Idéalement une expérience professionnelle de 3 ans minimum
• Maitrise parfaite de la langue française à l’écrit (syntaxe et orthographe) et très bonnes qualités rédactionnelles
• Très bon relationnel
• Sens de la confidentialité, de la discrétion et de la diplomatie
• Sens du service et grande rigueur demandée
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Anglais courant exigé (lu, écrit parlé – langage soutenu)
• L’allemand est un plus
• Une expérience à l’international est appréciée
• Maîtrise Office 365 (particulièrement Outlook, Teams, Word, Excel et Powerpoint)