Assistant.e de Direction (H/F), Roissy

Premier groupe automobile d'importation en France, « VGF » anime et coordonne dans l'Hexagone l'activité de cinq marques du premier groupe automobile européen : Volkswagen, Škoda, Audi, Seat, et Volkswagen Véhicules Utilitaires. « VGF » est un relais essentiel entre les usines de production et les réseaux qui assurent la vente et le service au client final. Face aux nouveaux défis de la distribution automobile, « VGF » affirme avec résolution sa raison d'être : accroître, développer et pérenniser l'activité de ses cinq marques .

Description

Volkswagen Group France recherche un.e Assistant.e de Direction pour sa Direction des Systèmes d’Information.

Votre rôle consiste à assister le Directeur des Systèmes d’Information dans la gestion de ses activités (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, suivi de projets, etc.) et d’assurer la coordination avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.

Ainsi, vous avez pour missions principales :

• Gérer l’agenda du Directeur et se coordonner avec ceux des autres Directeurs, des interlocuteurs maisons mères et ceux de ses directs reports,
• Gérer les relations avec les maisons mères et les autres filiales du Groupe VOLKSWAGEN AG
• Gérer et participer au Comité de la Direction des Systèmes d’Information : préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes rendus, etc.
• Gérer toute la logistique des rendez-vous, des réunions, des déplacements,
• Gérer le flux des informations tout en respectant leur confidentialité,
• Mettre en place un suivi des actions prioritaires à mener par chaque manager de la DSI,
• Etablir le calendrier annuel des réunions communes avec les Directeurs/N-1(budget, points fixes, entretiens annuels, séminaires DSI…),
• Savoir prioriser, anticiper, alerter, être force de proposition et prendre des initiatives,
• Filtrer et traiter les communications téléphoniques,
• Coordonner les pouvoirs délégués, selon la nécessité (absences, remplacements en période de congés),
• Organiser et veiller à l’intégration des nouveaux entrants N-1,
• Respecter les Directives, Procédures et Instructions de travail de VGF
• Participer aux reporting ascendant via les FM

Profil

• Vous disposez a minima d’une expérience sur un poste similaire.
• Bonne maîtrise du Pack-Office, vous êtes de manière générale à l’aise avec les logiciels et systèmes d’information.
• Anglais professionnel
• Solides qualités d’organisation, rigueur, fiabilité
• Proactivité, capacité à gérer les priorités, trouver des solutions
• Bonne gestion du stress et des imprévus
• Excellent sens relationnel, capacité à travailler en équipe, à créer du lien et fédérer
• Très bon niveau de communication orale et écrit