Assistant (H/F) de direction, Berlin

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L’IFA recherche pour sa directrice fédérale un/une assistant(e) de direction à Berlin

ACTIVITES PRINCIPALES

Sous la responsabilité de la directrice fédérale de l’IFA, l’assistant(e) a les principales missions suivantes :

• Assurer le secrétariat de la directrice fédérale : traitement du courrier, des appels téléphoniques, des parapheurs, etc. en lien avec les autres secrétariats de l’ambassade
• Planifier et organiser l’agenda de la directrice fédérale qui est amenée à réaliser des déplacements très fréquents
• Assister la directrice pour certains de ses entretiens ou de ses réunions
• Rédiger des courriers administratifs, en français et en allemand
• Fusionner et mettre en forme des contributions multiples sous différent formats (présentations, notes, tableaux)
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunions et d’entretiens
• Accompagner la communication et être l’interface entre la directrice fédérale et son réseau d’interlocuteurs (autres directions, clients externes, médias, etc.).
• Assurer la communication interne : organisation des rendez-vous collectifs, diffusion ciblée des informations utiles, passage de commandes aux équipes, relance des commandes lorsque nécessaire,

CONNAISSANCES ET SAVOIR-FAIRE

• Langues : Parfaite maîtrise du français et de l’allemand à l’oral comme à l’écrit (niveau C1 au minimum dans chaque langue) ; Idéalement maîtrise de l'anglais
• Bac+2 avec une spécialisation adaptée et/ou vous avez une expérience significative sur un poste similaire.
• Sens du travail en équipe et du contact
• Rigueur et sens de l'organisation administrative
• Disponibilité, réactivité, sens du service. Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et aimez trouver des solutions pragmatiques pour faire avancer vos sujets.
• Maitrise de la suite office (Word, Excel, Powerpoint)

CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste à pourvoir dès que possible
• CDD d’un an renouvelable puis passage en CDI
• Temps de travail : 38.5 heures par semaine
• Lieu de travail : Institut français d’Allemagne - Berlin – Pariser platz – 10117 Berlin
• Rémunération : 2 279€ (Niveau 4) sur 13 mois