Assistant(e) chef de projet francophone en agence réceptive, Berlin

MR Congress & Incentive GmbH est une agence basée à Berlin. Elle intervient sur le marché MICE (Meeting Incentive Congress Event) depuis 1993 en tant qu’agence évènementielle et en tant qu’agence réceptive. Elle compte 25 professionnels multilingues originaires d’Espagne, d’Italie, d’Autriche, d’Allemagne et de France.

Le service français (équipe francophone de 4 personnes) recherche

Un(e) assistant(e) chef de projet francophone en agence réceptive

PROFIL DU CANDIDAT

LANGUES : Français courant (écrit et oral)
Allemand courant (écrit et oral)
Anglais courant (écrit et oral)

COMPETENCES : Rigueur
Réactivité
Anticipation, Autonomie
Esprit de synthèse et écoute attentive
Organisation, respect des délais
Savoir travailler sur différents projets simultanément et définir ses priorités
Capacité à hiérarchiser les urgences en période de forte activité
Esprit d'équipe et capacité d'intégration dans une équipe internationale

PLUS : Flexibilité horaire demandée selon la charge de travail
(Evènement en dehors des heures régulières de bureau et le weekend)
La connaissance de l'Allemagne est un plus

SAVOIR FAIRE : Aptitude rédactionnelle (rédaction d'offre écrite au client), synthèse et prise de note
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point
Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication (téléphone & internet)

VOTRE ROLE

Effectuer vos missions sous la responsabilité du chef de projet

MISSIONS

• Rédaction des briefs pour les prestataires
• Lancement des appels d'offres auprès des prestataires et mise en compétition : hôtels, restaurants, lieux évènementiels, traiteurs, prestataires d'activités incentive, artistes, techniques et transporteurs 
• Analyse des offres et négociations avec les prestataires
• Capacité de retranscription des offres prestataires en proposition commerciale
• Rédaction des offres clients : offre écrite sous la forme de powerpoint et élaboration du budget 
• Suivi logistique de l'évènement en binôme & reporting à chaque étape au chef de projet
• Gestion et suivi financier des évènements avec accord du chef de projet
• Suivi de la réalisation des outils d'édition (signalétique, affichage)
• Emission et contrôle des factures achats fournisseurs & ventes clients