Assistant(e) Accueil, Berlin

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est un organisme binational au service de la coopération franco-allemande avec deux adresses, l’une à Paris, l’autre à Berlin. Il a été créé en 1963 par le traité franco-allemand de coopération. Son objectif est de donner de nouvelles impulsions au dialogue entre jeunes Français et Allemands dans le cadre d’une Europe élargie.

L'Office franco-allemand pour la Jeunesse
(organisation internationale)

recherche pour son Bureau « Innovation » basé à Berlin, secteur « Information / Communication » un(e)

Assistant « Accueil » (H/F)

Il s'agit d'un remplacement à partir du 1er avril 2011 jusqu'au 30 septembre 2011 dans le cadre d'un remplacement. La rémunération est fixée par le statut du personnel de l'OFAJ.

Missions

Nous recherchons un(e) collaborateur(rice), de formation Bac+2 (BTS assistanat de direction, secrétariat), qui, sous la responsabilité de l'adjointe du chef de bureau sera en charge des missions suivantes :

• Gestion de l'accueil et du standard téléphonique (horaires de travail 09h-17h) : Réception des appels (français et allemands) et transferts vers les services, renseignements et conseils par téléphone, accueil et information des visiteurs
• Diverses tâches administratives : Validation quotidienne des petites annonces sur le site web de l‘OFAJ, gestion de la boîte mail info@ofaj.org, mise à jour du matériel d'information à l'accueil, envoi de brochures en petites quantités
• Traitement du courrier quotidien : Réceptionner, ouvrir, tamponner et distribuer le courrier
• Mise à jour des fichiers d'adresses du Bureau « Innovation » dans AmWin
• Coopération aux actions du Bureau : Soutien lors d'évènements (textes, invitations, organisation etc.), mailings (étiquettes, etc)
• Aide à la gestion de la Newsletter : Collecte des petites annonces pour la newsletter, relecture de la newsletter (dans sa langue maternelle)
• Traductions dans sa langue maternelle et corrections : Traductions occasionnelles, relecture de textes en langue allemande
• Gestion Info - Café Berlin

Compétences requises

• Langue maternelle : français ou allemand
• Très bonne maîtrise des deux langues
• Parfaite maîtrise de Pack Office et d'internet
• Sens de l'organisation et de la communication
• Grande autonomie, fiabilité
• Bonne présentation, assurance, sens de l'accueil