Assistant accueil (H/F), Paris

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est un organisme binational au service de la coopération franco-allemande avec deux adresses, l’une à Paris, l’autre à Berlin. Il a été créé en 1963 par le traité franco-allemand de coopération. Son objectif est de donner de nouvelles impulsions au dialogue entre jeunes Français et Allemands dans le cadre d’une Europe élargie.

L'Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour son bureau „Communication et évènements", basé à Paris, un(e) collaborateur(rice) pour le poste de

Assistant(e) accueil (H/F)

Il s'agit d'un remplacement à partir du 29 mai 2013 jusqu'au 26 juillet 2014 dans le cadre d'un congé parental. La rémunération est fixée par le statut du personnel de l'OFAJ. Une prolongation du contrat à durée déterminée est possible.

Nous recherchons un(e) collaborateur(rice), qui, sous la responsabilité des ses supérieurs hiérarchique, sera en charge des missions suivantes :

Activités principales

• Gestion de l'accueil et du standard téléphonique (horaires de travail 9h-17h) : Réception des appels (français et allemands) et transferts vers les services, renseignements et conseils par téléphone, accueil et information des visiteurs
• Diverses tâches administratives : Validation quotidienne des petites annonces sur le site web de l‘OFAJ, gestion de la boîte mail info@ofaj.org , mise à jour du matériel d'information à l'accueil, envoi de brochures en petites quantités, traitement et validation des commandes des autres bureaux (portail internet)
• Traitement du courrier quotidien : Réceptionner, ouvrir, tamponner et distribuer le courrier
• Mise à jour des fichiers d'adresses du Bureau « Innovation » dans AmWin
• Coopération aux actions du Bureau V : Soutien lors d'évènements (textes, invitations, organisation etc.), mailings (étiquettes, etc)
• Aide à la gestion de la Newsletter : Collecte des petites annonces pour la newsletter, relecture de la newsletter (dans sa langue maternelle)
• Traductions dans sa langue maternelle et corrections : Traductions occasionnelles, relecture de textes en langue maternelle

Compétences requises

• Langue maternelle : français ou allemand
• Très bonne maîtrise des deux langues
• Parfaite maîtrise de Pack Office et d'internet
• Sens de l'organisation et de la communication
• Grande autonomie, fiabilité
• Bonne présentation, assurance, sens de l'accueil