Adjointe / un adjoint à la secrétaire générale - Remplacement congé maternité / parental, Cologne

L’Institut français de Cologne est l’une des antennes de l’Institut français d’Allemagne. Son rôle principal est de s’engager activement pour la promotion des relations franco-allemandes sur le plan culturel, linguistique et académique ainsi que de diffuser la langue et la culture française.

Vos missions principales 

Sous l’autorité de la directrice déléguée adjointe (sur le site de Cologne) et de la secrétaire générale (sur le site de Düsseldorf), l’adjointe / adjoint à la secrétaire générale remplit principalement les missions suivantes :

• Participation au pilotage des activités budgétaires et comptables
  • Participation à l’élaboration et au suivi du budget 
  • Suivi des tableaux de bord financiers 
  • Contrôle d’états budgétaires 
  • Suivi contractuel des fournisseurs et des clients (conventions, contrats, locations, commandes, suivi des contrats et traitement des factures mensuelles des professeurs sous contrat de prestation de service) 
  • Suivi des dépenses et des recettes (commandes, facturations…) 
  • Tenue de la régie de recettes et d’avances de l’Institut de Cologne 
  • Préparation de la liquidation des dépenses et des recettes transmis à l’agence comptable 
• Suivi RH (contrats, gestion des congés, gestion des arrêts maladies, demande de remboursement aux organismes sociaux, tableau de liquidation des salaires), des stagiaires (conventions, gratifications)
• Suivi des dépenses et des recettes dans la limite du budget de l’antenne, rationalisation des achats et relations fournisseurs 
• Encaissements dans AEC, suivi des impayés de cours et gestion des remboursements de cours et examens, en lien avec le service des cours et l´équipe des examens DELF
• Gestion du bâtiment et de son entretien, gestion et suivi des travaux en lien avec l´Université de Cologne, propriétaire des locaux
• Mise en œuvre des consignes de sécurité pour le site de Cologne.

Votre Profil 

• Diplôme / niveau d’études : Bac + 3 souhaité
• Très bonnes connaissances orales et écrites de l’allemand (Niveau C1) et du français
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et idéalement connaissance des logiciels de gestion dont Arc-en-ciel (AEC) et ELAP (outil de comptabilité)
• Bonnes connaissances en gestion et comptabilité
• Compétences rédactionnelles
• Rigueur, forte capacité d’adaptation et d’organisation, sens de l’autonomie, flexibilité, réactivité et anticipation
• Bonnes qualités relationnelles et disposition au travail en équipe en contexte interculturel
• Capacité d´écoute et sens des responsabilités
• Esprit d´initiative et force de proposition

Informations générales :

• Date de prise de poste : mai 2025
• Durée : CDD d´1 an / Remplacement temporaire (congé maternité-parental)
• Nombre d’heures/semaine : 38h30
• Rémunération : 2 695,74 € brut mensuel
• 30 jours de congés par an
• Prime de transport de 25€ bruts par mois (sous conditions)
• Adresse du lieu de la mission : Sachsenring 77, 50677 Köln
• Il s´agit d´un contrat de droit allemand. L´affiliation à une caisse d´assurance maladie est requise.
• La candidate/le candidat doit obligatoirement résider en Allemagne depuis au moins 3 mois préalablement à l´embauche.